Paste your Google Webmaster Tools verification code here

IGZ thema 2: het cliëntdossier

werkplek-desktop-computer-300x225In deze blog concluderen we dat we de huidige dossiervoering niet kunnen verbeteren. Dat we iets van verzorgenden verwachten wat we niet van hen kunnen of mogen verwachten.We vragen ons af of het geen tijd wordt om te stoppen met een systeem dat het probleem niet kan oplossen, als blijkt dat we dit systeem niet kunnen verbeteren. Of het geen tijd wordt om te stoppen met het pesten van onze vaak gemotiveerde verzorgende medewerkers.

In het eigen hoofd weet men het meestal wel…

Tijdens onze audits à la IGZ staan we uitgebreid stil bij de cliëntdossiers. Meestal beginnen we het gesprek met de vraag: “Vertel eens iets over deze cliënt, wat maakt haar bijzonder en wat moeten jij en je collega’s weten om haar goed te kunnen verzorgen en een fijne dag te bezorgen?”

Bijna altijd kan de verzorgende een behoorlijk verhaal vertellen over de cliënt. Dat verhaal bevat tal van persoonlijke elementen die typisch voor die cliënt zijn. Uit het mondelinge verhaal blijkt dat de verzorgende de cliënt vaak redelijk tot soms heel goed kent.

Wat in het hoofd zit komt slecht op papier

zuster-achter-pcOnze volgende vraag is dan om dat mondeling gedane verhaal eens te laten zien in het dossier. In de IGZ lijst wordt gesproken van wensen, behoeften, mogelijkheden en beperkingen. Staan al die persoonlijke elementen in de persoonsbeschrijving? Is de levensgeschiedenis inderdaad beschreven? Is het relatienetwerk in beeld? Het gebeurt niet vaak dat we daarvan een compleet beeld aantreffen. Regelmatig, maar gelukkig niet altijd, zijn persoonsbeschrijving en levensgeschiedenis summier beschreven en een opsomming van algemeenheden.

Vervolgens vragen we naar de manier waarop die individuele kenmerken uit de levensgeschiedenis en persoonsbeschrijving, vertaald zijn in het zorgleefplan. Staat die typische “gebruiksaanwijzing” waardoor onrustig gedrag voorkomen kan worden, ook beschreven? Is het wankele lopen als ze net wakker is ook verwerkt als een valrisico? En is duidelijk hoe de zorgmedewerkers daar mee om gaan?

Veel van de zorgleefplannen die we beoordelen, zijn nog erg probleem-georiënteerd. Wensen en behoeften zie je niet vaak terug, wel veel lichamelijke problemen. De laatste tijd wordt ook vaker, maar nog altijd vrij summier, aandacht besteed aan welzijn. In de doelen is “ondervindt geen hinder van …” een favoriete formulering. Daaruit is lang niet altijd terug te lezen hoe deze doelen passen bij wensen en behoeften, mogelijkheden en beperkingen van de cliënt.

Ook de kwaliteit van de rapportage is wisselend in zowel de relatie met het zorgleefplan en de inhoudelijke informatie als het schrijven in correct Nederlands. Wordt er bijvoorbeeld gerapporteerd of het door de psycholoog beschreven omgangsplan het gewenste effect heeft?

Als we bovenstaande analyseren blijken veel factoren van invloed. Enkele belangrijke:

  • de digitale dossiers zijn vaak ingewikkeld opgezet en moeilijk te doorzien qua methodiekopbouw;
  • de computervaardigheden van veel verzorgenden zijn slecht tot matig ontwikkeld;
  • tijd om aan het dossier te werken, wordt binnen vele zorgteams vaak niet als werken beschouwd;
  • het overgrote deel van de verzorgenden is een doener en heeft een hekel aan schrijven en uitwerken;
  • Het overgrote deel van de verzorgenden ziet weinig meerwaarde in goede dossiervoering: “dat weten we of iedereen toch wel….”;
  • Et cetera.

Een belangrijke en verbazingwekkende conclusie vinden we ook het volgende: als we vragen naar de wijze waarop de EVV (die hiervoor branche-erkend is opgeleid) of zorgcoördinator betrokken is geweest bij de inrichting van het ECD c.q. het gebruik van het zorgleefplan, blijft het vaak stil. Als we vragen naar de richtlijnen waarop het gebruik van zorgleefplan en rapportage daarover zijn gebaseerd kon tot nu toe niemand het enige juiste antwoord geven. En dat juiste antwoord is: onze eigen branchenormen.

De conclusie

Zonder veel goede voorbeelden tekort te willen doen, concluderen we:

competr-tafelVeel verzorgenden werken enthousiast en vaak heel hard met hart en ziel. De wijze waarop ze omgaan met cliënten en de eigenheden van die cliënten is vooral gebaseerd op hun intuïtie (gedefinieerd als onbewuste ervaringskennis). Meestal pakt dat best goed uit en dat verklaart waarom de familie van bewoners vaak wel erg tevreden is over een locatie die onder IGZ-toezicht staat.

Maar in termen van het INK zouden we, over het hanteren van het ECD c.q. het zorgleefplan kunnen spreken van de activiteit georiënteerde fase. Kort door de bocht geformuleerd: iedereen doet z’n best en als het fout gaat zetten we dat zoveel mogelijk recht.

Vanuit professionele maatstaven gezien, lukt het maar bitter weinig verzorgenden om de gehele cirkel van methodisch werken rond te maken. Veel verzorgenden kunnen zo uitleggen wat de PDCA-cirkel betekent, maar blijken nauwelijks in staat om dit in de eigen praktijk ook daadwerkelijk toe te passen.

Als je het probleem niet kunt oplossen, leer er dan mee omgaan

Binnen Puls vragen we ons steeds vaker af of het niet eens tijd wordt dat de beleidsmakers in de zorg accepteren dat het is zoals het is: het huidige systeem van werken waarbij we van verzorgenden verwachten dat ze ook de dossiervoering optimaal uitvoeren, is niet langer houdbaar.

Toch vinden wij het goed uitvoeren van professioneel verantwoord werken uitermate belangrijk. Dat betekent dat we naar een ander paradigma in het denken over werken in de zorg moeten. Als Puls hebben we daar best ideeën over en zelfs al ervaringen mee. Ik daag u hierbij uit om te reageren op deze blog en uw ideeën naar voren te brengen.

DelenTweet about this on TwitterShare on Facebook1Share on LinkedIn25Email this to someone
Dit bericht is geplaatst in Blog . Bookmark de link .

1 gedachte over “IGZ thema 2: het cliëntdossier

  • ik kan het niet laten te reageren op 1 stukje tekst “Als we vragen naar de richtlijnen waarop het gebruik van zorgleefplan en rapportage daarover zijn gebaseerd kon tot nu toe niemand het enige juiste antwoord geven. En dat juiste antwoord is: onze eigen branchenormen”.

    Niet alleen onze eigen branchenormen maar zeker ook is er wetgeving over: zie de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (WKKGZ) én de WLZ én de leveringsvoorwaarden van Actiz.

    Daarnaast ben ik het wel eens dat de meeste elektronische dossiers dusdanig onlogisch zijn ingericht dat methodisch werken/verslagleggen niet altijd als vanzelf gaat. Vaak zie je dat de softwareleveranciers te ver van de werkvloer afstaan en een ECD onhandig inrichten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *