Uit de praktijk: gewoon maar toch heel bijzonder!

Wegens ziekte van een van de afdelingshoofden werd Puls benaderd om tijdelijk in deze functie te voorzien. Het zieke afdelingshoofd gaf leiding aan twee (maal 24 plaatsen) afdelingen kleinschalig wonen. De opdrachtgever had aangegeven dat op de betreffende afdeling een aantal organisatieontwikkelingen nog onvoldoende invulling had gekregen. De opdracht was dus niet alleen ziektevervanging maar ook de stagnerende veranderingen vlot te trekken.

Puls gebruikt voor dit niveau van opdrachten het Puls ‘Madelief’ model (zo benoemd door onze toenmalige secretaresse die het mooi heeft vormgegeven). Dit is een praktisch en specifiek op verpleegafdelingen gericht diagnose- en ontwikkelmodel. In de binnenring zijn de succesfactoren in het primaire proces zichtbaar, in de buitenring de succesfactoren voor ondersteunende en sturende processen en faciliteiten. Onze interim-manager heeft de Madelief in de eerste drie weken na haar start ingevuld.

Uit deze eerste rapportage werd het beeld van de opdrachtgever bevestigd en heel concreet gemaakt. Zo was het EVV-systeem niet van de grond gekomen, was de rooster- en vakantieplanning niet in orde, was er nauwelijks sprake van methodisch werken, heerste er een slechte werksfeer, was er geen vertrouwen in de leiding, et cetera. Kortom, het ontbrak de afdeling aan een goede basis en die diende weer vanaf de grond opgebouwd te worden.

Door een helder en open beleid in nauwe samenspraak met het team geformuleerd, werden snel een aantal belangrijke essentiële zaken (zoals bijvoorbeeld de roosterplanning) geregeld. Daarna is hard gewerkt aan het op peil brengen van de vereiste kennis en vaardigheden van het personeel. Door tegelijkertijd de juiste procedures in te voeren werd al weer snel een acceptabel kwaliteitsniveau bereikt.

De belangrijkste uitdaging voor een tijdelijk afdelingshoofd is het scheppen van een situatie waarin de kwaliteit van een afdeling niet meer dan noodzakelijk afhankelijk is van de leiding. We streven daarnaar door (ook – en misschien wel vooral) de basale zaken vast te leggen in protocollen en procedures en deze vervolgens zodanig te implementeren, dat ze vast onderdeel uitmaken van het “ritueel” of de “cultuur”. Het doel van deze implementatie is bereikt op het moment dat de medewerkers aan nieuwe collega’s melden: “zo doen we dat hier”. Van een afdelingshoofd a.i. vereist dat een aantal heel bijzondere competenties, die overigens vaak niet zijn weggelegd (of verloren gegaan) voor leidinggevenden die zich tot manager hebben ontwikkeld.

Het Puls Madelief model behoort tot de gereedschapskist van Puls consultancy en interim-management. Tegelijkertijd stellen we onze kennis (en dus ook het madeliefmodel) graag ter beschikking aan onze relaties. Wilt u meer weten neem dan gerust contact met ons op.

Puls interim-management & consultancy

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *